Klant betaalt factuur niet? Zo krijg je de btw terug

Waarom betaal je btw als je klant nog niet heeft betaald?

Veel ondernemers denken dat ze pas btw hoeven te betalen wanneer een klant de factuur heeft betaald. Toch werkt dat meestal anders.

Als ondernemer moet je de btw vaak al aangeven zodra je een factuur hebt verstuurd. Het maakt daarbij niet uit of je klant al heeft betaald.

Een voorbeeld:

Je verstuurt in januari een factuur van € 1.000 exclusief btw. Met 21% btw komt het totaal uit op € 1.210.

Je klant moet binnen 30 dagen betalen, maar doet dit niet. Toch moet je de € 210 btw gewoon meenemen in je btw-aangifte over het eerste kwartaal.

Je betaalt dus mogelijk belasting over geld dat je nog niet hebt ontvangen.

Let op: Voor sommige ondernemers, zoals kappers, winkeliers en horecabedrijven, gelden andere btw-regels. Zij betalen de btw meestal pas wanneer hun klant daadwerkelijk heeft betaald. Hebben zij nog geen btw betaald over een onbetaalde factuur? Dan kunnen zij deze btw ook niet terugvragen.

Wanneer mag je de btw van een onbetaalde factuur terugvragen?

Betaalt je klant de factuur niet? Dan kun je de btw niet altijd direct terugvragen.

De Belastingdienst heeft hiervoor duidelijke regels.

Je mag de btw terugvragen zodra duidelijk is dat je klant de factuur niet meer gaat betalen. Bijvoorbeeld wanneer vaststaat dat je het geld niet meer zult ontvangen.

Is dat nog niet duidelijk? Dan geldt een belangrijke regel:

Staat je factuur één jaar na de uiterste betaaldatum nog open? Dan mag je de btw over het onbetaalde bedrag terugvragen.

Je hoeft dus niet eindeloos te wachten op een betaling.

Een voorbeeld

Je verstuurt op 1 februari 2026 een factuur. Je klant moet uiterlijk op 1 maart 2026 betalen.

Een jaar later, op 1 maart 2027, is de factuur nog steeds niet betaald.

Je mag de btw dan terugvragen via je btw-aangifte over het eerste kwartaal van 2027.

Het is daarom belangrijk om goed bij te houden welke facturen nog openstaan en wanneer deze betaald hadden moeten worden.

Hoe krijg je de btw van een onbetaalde factuur terug?

Heb je de btw van een factuur al betaald aan de Belastingdienst, maar betaalt je klant de factuur niet? Dan kun je deze btw onder bepaalde voorwaarden terugvragen.

Dit doe je via je normale btw-aangifte. Je hoeft hiervoor geen apart verzoek in te dienen.

Rekenvoorbeeld: je klant betaalt € 1.210 niet

Stel dat je als zzp’er werkzaamheden hebt uitgevoerd voor een klant. Je verstuurt een factuur van € 1.210 inclusief btw.

Je hebt de € 210 btw al betaald aan de Belastingdienst, maar je klant betaalt de factuur niet.

Ook na meerdere herinneringen ontvang je geen betaling.

Zodra je volgens de regels van de Belastingdienst de btw mag terugvragen, kun je de € 210 terugkrijgen.

Wat betekent dit voor jou?

Je ontvangt de € 1.000 voor je werkzaamheden helaas niet terug via de btw-aangifte. Maar je kunt wel de € 210 btw terugvragen die je eerder hebt betaald.

Zo voorkom je dat je ook nog btw betaalt over inkomsten die je nooit hebt ontvangen.

Wat als je klant maar een deel van de factuur betaalt?

Soms betaalt een klant wel een gedeelte van de factuur, maar blijft de rest openstaan.

Ook dan kun je onder bepaalde voorwaarden een deel van de btw terugvragen.

Stel dat je een factuur hebt verstuurd van € 1.210 inclusief btw. Je klant betaalt € 605 en laat de overige € 605 onbetaald.

Als duidelijk is dat je het resterende bedrag niet meer ontvangt, kun je € 105 btw terugvragen.

Je krijgt dus alleen de btw terug over het gedeelte dat je klant niet heeft betaald.

Wat als je klant later alsnog betaalt?

Het kan gebeuren dat je de btw al hebt teruggekregen, maar je klant de factuur later toch nog betaalt.

In dat geval moet je de btw over het ontvangen bedrag opnieuw betalen aan de Belastingdienst.

Stel dat je eerder € 210 btw hebt teruggekregen. Een paar maanden later betaalt je klant alsnog de volledige factuur van € 1.210.

Dan moet je de € 210 btw opnieuw aangeven.

Betaalt je klant slechts een gedeelte? Dan betaal je alleen de btw over het bedrag dat je alsnog ontvangt.

Daarom is het belangrijk dat je ook oude openstaande facturen goed blijft volgen.

Hoe ga je om met onbetaalde facturen in je boekhouding?

Een factuur die niet wordt betaald, mag je niet zomaar verwijderen uit je administratie.

De factuur blijft namelijk onderdeel van je boekhouding, ook als je het geld uiteindelijk niet ontvangt.

Het is belangrijk dat je kunt terugvinden welke facturen je hebt verstuurd, welke bedragen nog openstaan en welke klanten niet hebben betaald.

Bewaar daarom ook je betalingsherinneringen en eventuele e-mails met de klant.

Zo kun je aantonen waarom je de btw hebt teruggevraagd.

Bij Ortaq zorgen we ervoor dat je openstaande facturen overzichtelijk blijven en dat onbetaalde facturen correct worden verwerkt in je administratie.

Voorkom problemen met onbetaalde facturen

Een klant die niet betaalt, kan vervelende gevolgen hebben voor je onderneming. Je loopt inkomsten mis, terwijl je vaste lasten gewoon doorlopen.

Daarom is het verstandig om regelmatig te controleren welke facturen nog niet zijn betaald.

Maak duidelijke afspraken over betalingstermijnen en stuur op tijd een herinnering als een klant niet betaalt.

Wacht ook niet te lang met het ondernemen van actie. Hoe langer een factuur openstaat, hoe lastiger het soms wordt om je geld alsnog te ontvangen.

Met een goed bijgehouden administratie houd je overzicht en voorkom je dat onbetaalde facturen uit beeld verdwijnen.

Hulp nodig bij je boekhouding en btw-aangifte?

Onbetaalde facturen zijn al vervelend genoeg. Je wilt daarnaast niet onnodig btw betalen of fouten maken in je administratie.

Bij Ortaq helpen we ondernemers met hun boekhouding, het bijhouden van openstaande facturen en het verzorgen van de btw-aangifte.

Wij nemen je administratie van A tot Z uit handen, voor een vast bedrag per maand. Zo kun jij je richten op je onderneming en zorgen wij ervoor dat je administratie goed geregeld is.

Bron: Belastingdienst – Btw-teruggaaf door oninbare vorderingen

Disclaimer: Dit artikel bevat algemene informatie over de btw-regels. De toepassing kan per situatie verschillen. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Ortaq is niet aansprakelijk voor eventuele gevolgen van het gebruik van deze informatie.