Btw webshop buitenland: regels voor Nederlandse ondernemers

Hoe werkt btw bij een webshop met buitenlandse klanten?

Bij een webshop is het niet voldoende om alleen te kijken naar het land waarnaar je een bestelling verstuurt. Voor de btw moet je onder andere bepalen:

• waar je klant woont of gevestigd is;
• of je klant een particulier of ondernemer is;
• of je goederen of diensten verkoopt;
• waar de goederen vandaan worden verzonden;
• hoeveel omzet je realiseert met bepaalde verkopen aan particulieren binnen de EU.

Er bestaat dus geen algemene regel dat je bij iedere buitenlandse bestelling 0% btw mag berekenen.

Verkoop aan particulieren of ondernemers

Het verschil tussen een particuliere en zakelijke klant is belangrijk.

Verkoop je goederen aan een particulier in bijvoorbeeld België of Duitsland? Dan kunnen de regels voor afstandsverkopen binnen de EU van toepassing zijn.

Verkoop je dezelfde goederen aan een ondernemer met een geldig buitenlands btw-identificatienummer? Dan kan er sprake zijn van een intracommunautaire levering waarop het Nederlandse 0%-tarief van toepassing is.

Verkoop van goederen of diensten

Ook het verschil tussen goederen en diensten is belangrijk.

De bekende grens van € 10.000 geldt niet voor alle diensten. De grens geldt voor afstandsverkopen van goederen binnen de EU en bepaalde digitale diensten aan particulieren in andere EU-landen.

Voor andere diensten gelden aparte regels voor de plaats waar de dienst belast is.

Btw bij webshopverkopen aan particulieren in de EU

Verkoop je vanuit Nederland goederen via je webshop aan particulieren in andere EU-landen en verzorg of betaal jij het vervoer? Dan is meestal sprake van een afstandsverkoop binnen de EU.

Denk bijvoorbeeld aan een Nederlandse webshop die een product vanuit Nederland naar een particuliere klant in België verstuurt.

Wanneer bereken je Nederlandse btw?

Je mag Nederlandse btw berekenen als de relevante omzet in het vorige kalenderjaar maximaal € 10.000 exclusief btw was én je in het huidige kalenderjaar onder deze grens blijft.

Daarbij moet je natuurlijk wel het Nederlandse btw-tarief toepassen dat bij het product hoort. Het algemene Nederlandse btw-tarief is 21%. Voor bepaalde goederen en diensten geldt bijvoorbeeld 9%, 0% of een btw-vrijstelling.

Je kunt er overigens vrijwillig voor kiezen om de € 10.000-grens niet toe te passen en vanaf het begin de btw van het land van de klant te berekenen. Deze keuze geldt in beginsel minimaal twee jaar.

Hoe werkt de € 10.000-grens?

De grens van € 10.000 geldt niet per land.

Verkoop je bijvoorbeeld:

• € 4.000 aan particuliere klanten in België;
• € 3.000 aan particuliere klanten in Duitsland;
• € 2.000 aan particuliere klanten in Frankrijk;

dan bedraagt de relevante omzet € 9.000.

Je kijkt dus naar de betreffende verkopen aan klanten in alle andere EU-landen samen.

De bedragen worden voor deze grens exclusief btw berekend.

Welke omzet telt mee voor de € 10.000-grens?

Voor de € 10.000-grens tel je in ieder geval de afstandsverkopen van goederen aan klanten in andere EU-landen die zelf geen btw-aangifte doen bij elkaar op.

Lever je daarnaast digitale diensten aan particulieren in andere EU-landen? Dan telt die omzet ook mee.

Onder digitale diensten vallen bijvoorbeeld elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten.

Gewone diensten vallen niet automatisch onder deze € 10.000-grens. Daarvoor moet afzonderlijk worden bepaald waar de dienst voor de btw belast is.

Wat gebeurt er als je boven € 10.000 komt?

Kom je gedurende het kalenderjaar boven de € 10.000-grens? Dan moet je vanaf de verkoop waarmee je de grens overschrijdt de btw berekenen van het EU-land waar de goederen naartoe gaan.

Verkoop je bijvoorbeeld aan een particuliere klant in Duitsland, dan moet je vanaf dat moment het toepasselijke Duitse btw-tarief berekenen.

Verwacht je vooraf al dat je in het betreffende jaar meer dan € 10.000 aan relevante EU-omzet zult behalen? Dan moet je volgens de Belastingdienst direct buitenlandse btw berekenen.

Het is daarom belangrijk dat je de omzet naar andere EU-landen gedurende het jaar goed bijhoudt.

Wat is de OSS-regeling?

OSS staat voor One Stop Shop. De Belastingdienst noemt dit het btw-eenloketsysteem.

Moet je btw van verschillende EU-landen berekenen? Dan zou je je in principe kunnen registreren voor btw in ieder land waar je btw verschuldigd bent.

Met de Unieregeling binnen OSS kan dat eenvoudiger. Je meldt de buitenlandse btw dan centraal via de Nederlandse Belastingdienst. De Belastingdienst zorgt vervolgens voor de verdeling over de betreffende EU-landen.

OSS is dus geen apart btw-tarief en je krijgt hiervoor niet simpelweg een nieuw buitenlands btw-nummer.

Wanneer heb je OSS nodig?

Het gebruik van OSS is niet verplicht.

Als je buitenlandse btw verschuldigd bent, kun je in hoofdlijnen kiezen tussen:

1. gebruikmaken van de Unieregeling van OSS; of
2. jezelf afzonderlijk registreren in de EU-landen waar je btw moet aangeven.

Voor veel Nederlandse webshops is OSS praktisch, omdat hierdoor niet in ieder EU-land afzonderlijk btw-aangifte hoeft te worden gedaan.

Hoe meld je je aan voor OSS?

Een Nederlandse ondernemer kan zich via Mijn Belastingdienst Zakelijk aanmelden.

Na het inloggen kies je:

Btw → E-commerce → Registratie

De Belastingdienst bevestigt vervolgens of je registratie is geaccepteerd.

Het is verstandig de registratie tijdig te regelen als je verwacht dat je de € 10.000-grens gaat overschrijden.

Hoe werkt de OSS-aangifte?

Bij de Unieregeling doe je ieder kwartaal een aparte OSS-btw-melding.

Daarin wordt de omzet en verschuldigde buitenlandse btw per EU-land verwerkt. De buitenlandse btw wordt vervolgens via de Nederlandse Belastingdienst betaald.

De OSS-btw-melding staat los van de normale Nederlandse btw-aangifte.

Bij Ortaq kunnen wij de periodieke OSS-btw-meldingen verzorgen nadat de onderneming correct voor de regeling is geregistreerd en de benodigde verkoopgegevens beschikbaar zijn.

Moet je je in ieder EU-land registreren voor btw?

Niet als je de betreffende omzet via de OSS-Unieregeling kunt aangeven.

Maak je geen gebruik van OSS? Dan moet je je in beginsel registreren in ieder EU-land waar je buitenlandse btw verschuldigd bent en daar volgens de lokale regels btw-aangifte doen.

Let op: de EU-KOR is iets anders

Sinds 2025 bestaat ook de EU-KOR. Dit is een afzonderlijke regeling voor kleine ondernemers.

Onder voorwaarden kunnen Nederlandse ondernemers daarmee een btw-vrijstelling toepassen in één of meer andere EU-landen. Een belangrijke algemene voorwaarde is dat de totale omzet binnen de EU niet hoger is dan € 100.000 per kalenderjaar. Daarnaast gelden per EU-land eigen omzetgrenzen en voorwaarden.

De EU-KOR en OSS zijn dus verschillende regelingen. Welke regeling geschikt is, hangt af van de situatie van de onderneming.

Btw bij verkoop aan zakelijke klanten binnen de EU

Verkoop je aan een ondernemer in een ander EU-land? Dan gelden andere regels dan bij verkoop aan een particulier.

Goederen leveren aan een EU-ondernemer

Verstuur je goederen vanuit Nederland naar een ondernemer in een ander EU-land? Dan kan sprake zijn van een intracommunautaire levering.

Je kunt het Nederlandse 0%-tarief toepassen als aan de voorwaarden wordt voldaan. Zo moet onder andere:

• het product daadwerkelijk naar een ander EU-land worden vervoerd;
• je dit vervoer kunnen aantonen;
• de afnemer een geldig btw-identificatienummer uit een ander EU-land hebben;
• de levering correct worden opgenomen in de opgaaf ICP.

Het is daarom niet voldoende dat een klant alleen aangeeft ondernemer te zijn.

Diensten leveren aan een EU-ondernemer

Bij diensten aan ondernemers in andere EU-landen geldt in veel gevallen dat de dienst belast is in het land van de klant.

De btw wordt dan doorgaans verlegd naar de buitenlandse ondernemer.

Je maakt dan meestal een factuur zonder Nederlandse btw en vermeldt daarop ‘btw verlegd’. De dienst moet daarnaast worden verwerkt in de Nederlandse btw-aangifte en in de opgaaf ICP.

Er bestaan uitzonderingen op deze hoofdregel. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde diensten rond onroerende zaken, evenementen en andere specifieke prestaties.

Btw-nummer van de klant controleren

Wil je het 0%-tarief of de verleggingsregeling toepassen bij een zakelijke EU-klant? Controleer dan altijd het btw-identificatienummer van de klant.

Bewaar het bewijs van deze controle bij je administratie.

Wanneer moet je ICP-aangifte doen?

Lever je intracommunautair goederen of bepaalde diensten aan ondernemers in andere EU-landen? Dan moet je deze prestaties ook opnemen in de opgaaf intracommunautaire prestaties, oftewel de opgaaf ICP.

De ICP-opgaaf staat naast je gewone Nederlandse btw-aangifte.

Btw bij webshopverkopen buiten de EU

Verstuur je goederen vanuit Nederland naar een land buiten de Europese Unie? Dan kan het Nederlandse btw-tarief van 0% van toepassing zijn.

Dit geldt zowel wanneer de klant een ondernemer als wanneer de klant een particulier is.

Wanneer geldt 0% btw bij export?

Voor toepassing van het Nederlandse 0%-tarief moet je kunnen aantonen dat de goederen daadwerkelijk de Europese Unie hebben verlaten.

Alleen een buitenlands afleveradres op een bestelling is daarvoor niet voldoende.

Welke administratie en bewijzen moet je bewaren?

Bewaar documenten waarmee je de uitvoer kunt onderbouwen. Denk aan:

• douanedocumenten;
• transportdocumenten;
• order- en verzendgegevens;
• invoerbewijs uit het land van bestemming, indien beschikbaar;
• andere documenten die aantonen dat de goederen de EU daadwerkelijk hebben verlaten.

Kun je de uitvoer niet voldoende aantonen, dan kan toepassing van het 0%-tarief ter discussie worden gesteld.

Houd er daarnaast rekening mee dat in het land van bestemming lokale invoerrechten, invoer-btw of andere belastingregels kunnen gelden.

Btw instellen in Shopify of WooCommerce

Gebruik je Shopify, WooCommerce of een andere webshopsoftware? Zorg er dan voor dat je btw-instellingen aansluiten op de fiscale behandeling van je verkopen.

De webshopsoftware bepaalt niet welke fiscale regels op jou van toepassing zijn. De instellingen moeten juist worden ingericht op basis van jouw situatie.

Prijzen inclusief of exclusief btw?

Verkoop je aan consumenten? Dan moet de verkoopprijs die je aan de consument toont inclusief btw en verplichte bijkomende kosten zijn.

Verkoop je een product bijvoorbeeld voor € 121 inclusief 21% btw, dan moet de consument € 121 als verkoopprijs zien. Het is niet de bedoeling dat pas bij het afrekenen onverwacht nog 21% btw bovenop de getoonde consumentenprijs wordt gezet.

Btw-tarieven voor verschillende EU-landen

Zodra je voor afstandsverkopen buitenlandse btw moet berekenen, moet je webshop het juiste btw-tarief van het land van bestemming kunnen toepassen.

Het tarief kan per EU-land en per product verschillen.

Het is daarom belangrijk dat de productcategorieën en btw-instellingen in je webshop correct zijn ingericht.

Facturen voor buitenlandse klanten

Bij verkoop aan ondernemers moet je in beginsel een btw-factuur uitreiken die aan de factuureisen voldoet.

Voor verkoop aan particulieren geldt in Nederland meestal geen algemene factuurplicht.

Gebruik je de OSS-Unieregeling voor afstandsverkopen binnen de EU? Dan gelden de Nederlandse factureringsregels en hoef je voor de btw in beginsel geen factuur aan de particuliere klant uit te reiken.

Gebruik je geen OSS terwijl je buitenlandse btw verschuldigd bent? Dan kunnen de factureringsregels van het betreffende EU-land van toepassing zijn.

Welke gegevens moet je uit je webshop bewaren?

Zorg dat je administratie voldoende informatie bevat om de btw-behandeling te controleren. Denk bijvoorbeeld aan:

• verkoopdatum;
• land van de klant;
• verzendadres;
• omzet exclusief en inclusief btw;
• toegepast btw-tarief;
• berekend btw-bedrag;
• type klant;
• btw-identificatienummer bij zakelijke EU-klanten;
• verzend- en transportinformatie;
• creditnota’s en retouren.

Deze informatie is ook belangrijk voor de Nederlandse btw-aangifte, ICP-opgaaf en eventuele OSS-btw-melding.

Hulp nodig met de btw van je webshop?

Verkoop je via je webshop aan klanten in Nederland, andere EU-landen of buiten de EU? Dan is het belangrijk dat je administratie en btw-aangiften aansluiten op je daadwerkelijke verkopen.

Ortaq helpt ondernemers onder andere met:

1. btw-aangiften;
2. opgaven ICP;
3. OSS-btw-meldingen;
4. verwerking van webshopomzet;
5. controle van buitenlandse btw;
6. aansluiting van webshop, betalingen en administratie.

Zo houd je zelf overzicht over je webshop en zorgen wij ervoor dat de administratie en btw-verwerking daarop aansluiten.