Telefoonkosten aftrekbaar als ondernemer? Dit zijn de regels

Zijn telefoonkosten aftrekbaar?

Zakelijke telefoonkosten zijn in principe aftrekbaar van de winst. De hoofdregel is eenvoudig: kosten die je maakt voor de zakelijke belangen van je onderneming mogen worden afgetrokken.

Gebruik je een telefoon of abonnement zowel zakelijk als privé? Dan moet je onderscheid maken tussen het zakelijke en het privédeel.

Privékosten zijn niet aftrekbaar.

Er geldt daarnaast een belangrijk verschil tussen een privételefoonabonnement en een abonnement dat zakelijk wordt gebruikt.

Privé telefoonabonnement gebruiken voor je bedrijf

Heb je een privételefoonabonnement en gebruik je deze telefoon ook voor je onderneming? Dan mag je het privéabonnement zelf niet zomaar als zakelijke kosten aftrekken.

De Belastingdienst maakt hierbij onderscheid tussen het abonnement en de zakelijke telefoongesprekken.

Een privételefoonabonnement is niet aftrekbaar. De zakelijke telefoongesprekken die je via dat abonnement voert, kunnen wel zakelijke kosten zijn.

Het is daarom niet juist om automatisch bijvoorbeeld 50% of 80% van een privéabonnement als zakelijke kosten te boeken alleen omdat je de telefoon veel voor je bedrijf gebruikt.

Gebruik je je telefoon structureel voor je onderneming? Dan kan het administratief overzichtelijker zijn om te kiezen voor een zakelijk abonnement.

Zakelijk mobiel abonnement

Heb je een mobiel abonnement voor je onderneming? Dan kunnen de zakelijke kosten van het abonnement worden afgetrokken van de winst.

Gebruik je de zakelijke telefoon ook privé, dan kunnen kosten die specifiek betrekking hebben op privégebruik niet als zakelijke kosten worden afgetrokken.

Bij de administratie blijft het daarom belangrijk dat duidelijk is dat de kosten daadwerkelijk verband houden met je onderneming.

Bewaar de facturen van het telefoonabonnement daarom altijd bij je administratie.

Een mobiele telefoon zakelijk kopen

Niet alleen de abonnementskosten kunnen zakelijk zijn. Ook de aanschaf van een smartphone kan een zakelijke uitgave zijn wanneer je de telefoon voor je onderneming gebruikt.

Denk bijvoorbeeld aan een telefoon waarmee je:

• klanten belt;
• zakelijke e-mails verwerkt;
• je agenda beheert;
• zakelijke apps gebruikt;
• betalingen controleert;
• foto’s voor je bedrijf maakt;
• communiceert met medewerkers of leveranciers.

Hoe je de aanschafkosten verwerkt, hangt onder andere af van de aanschafprijs en de gebruiksduur.

Telefoon goedkoper dan €450

Koop je een telefoon die minder dan €450 kost? Dan mag je de aanschafkosten in principe in één keer als kosten verwerken in het jaar van aankoop.

Kun je de btw op de aankoop terugvragen? Dan wordt voor deze grens gekeken naar het bedrag exclusief btw.

Kun je de btw niet aftrekken? Dan wordt uitgegaan van het bedrag inclusief btw.

Een zakelijke telefoon van bijvoorbeeld €400 exclusief btw kan daardoor in principe direct als kosten worden verwerkt wanneer je recht hebt op aftrek van de btw.

Telefoon van €450 of meer

Kost de telefoon €450 of meer en gebruik je deze langer dan één jaar? Dan wordt de telefoon in principe gezien als een bedrijfsmiddel.

Je trekt de aanschafkosten dan niet volledig in één jaar af.

In plaats daarvan worden de kosten verdeeld over meerdere jaren. Dit noemen we afschrijven.

Bij het bepalen van de jaarlijkse afschrijving wordt ook rekening gehouden met de verwachte gebruiksduur en eventuele restwaarde van de telefoon.

Koop je bijvoorbeeld een dure zakelijke smartphone die je meerdere jaren verwacht te gebruiken, dan kan deze dus als investering op de balans terechtkomen.

Zakelijk en privégebruik van dezelfde telefoon

Veel ondernemers gebruiken één mobiele telefoon voor zowel hun onderneming als privé.

Dat betekent niet automatisch dat alle kosten zakelijk zijn.

De Belastingdienst kijkt naar het zakelijke karakter van de kosten. Alleen kosten die betrekking hebben op de onderneming mogen ten laste van de winst worden gebracht.

Bij gemengd gebruik is het daarom belangrijk dat je een redelijke en verdedigbare verdeling kunt maken tussen zakelijk en privé.

De manier waarop die verdeling wordt bepaald, hangt af van de feitelijke situatie.

Voorkom daarom dat je zonder onderbouwing simpelweg alle telefoonkosten als zakelijke kosten verwerkt.

Hoe zit het met de btw?

Voor de btw gelden aparte regels.

Ontvang je een zakelijke factuur met btw en gebruik je de telefoon of het abonnement voor btw-belaste activiteiten? Dan kun je onder voorwaarden de btw als voorbelasting aftrekken.

Gebruik je de telefoon ook privé, dan kan het privégebruik gevolgen hebben voor de btw-aftrek.

Het is daarom belangrijk om onderscheid te maken tussen:

• de aftrek van telefoonkosten bij het bepalen van de winst;
• de aftrek van btw via de btw-aangifte.

Dit zijn twee verschillende fiscale vraagstukken.

Kun je de btw als voorbelasting aftrekken? Dan verwerk je de kosten bij de winstberekening normaal gesproken exclusief btw.

Kun je de btw niet aftrekken? Dan worden de kosten in principe inclusief btw meegenomen.

Telefoonabonnement thuis

Ook bij een telefoonabonnement thuis geldt een duidelijke regel.

Een privételefoonabonnement thuis is niet aftrekbaar.

Zakelijke telefoongesprekken die je vanuit huis voert, kunnen wel aftrekbaar zijn.

Dit onderscheid is vooral belangrijk voor ondernemers die vanuit huis werken en hun privételefoon of vaste telefoon regelmatig voor zakelijke gesprekken gebruiken.

Het volledige privéabonnement als zakelijke kosten boeken is dan niet de juiste aanpak.

Telefoon bij een BV

Heb je een BV en stelt de BV een telefoon beschikbaar aan jou als DGA of aan een werknemer? Dan krijg je naast de normale kostenregels ook te maken met de regels voor de loonheffingen.

Voor mobiele communicatiemiddelen geldt onder voorwaarden het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium.

Dat betekent kort gezegd dat de telefoon naar redelijk oordeel van de werkgever noodzakelijk moet zijn voor een goede uitvoering van het werk.

Is de telefoon noodzakelijk voor het werk, dan kan deze onder voorwaarden gericht vrijgesteld worden verstrekt of ter beschikking worden gesteld.

Een eventueel privévoordeel van een noodzakelijke telefoon hoeft dan niet automatisch als loon te worden belast.

Wel gelden hierbij voorwaarden. Zo moet de werknemer de telefoon in principe teruggeven of de restwaarde betalen zodra deze niet meer nodig is voor het werk.

Voor een DGA kan deze regeling dus anders uitwerken dan voor een ondernemer met een eenmanszaak.

Bewaar je facturen en onderbouwing

Wil je telefoonkosten zakelijk verwerken? Zorg dan dat je administratie goed op orde is.

Bewaar in ieder geval:

• de aankoopfactuur van de telefoon;
• facturen van het mobiele abonnement;
• eventuele specificaties van kosten;
• een onderbouwing van de zakelijke verwerking als sprake is van gemengd gebruik.

De Belastingdienst kan vragen om aan te tonen dat kosten daadwerkelijk zijn gemaakt en dat deze verband houden met je onderneming.

Een duidelijke administratie voorkomt achteraf discussie.

Telefoonkosten verwerken in je administratie

Telefoonkosten lijken op het eerste gezicht eenvoudig, maar de fiscale verwerking kan verschillen per situatie.

Een privéabonnement werkt anders dan een zakelijk abonnement. Een telefoon van enkele honderden euro’s kan direct als kosten worden verwerkt, terwijl een duurdere telefoon mogelijk moet worden afgeschreven. Ook voor de btw en voor een telefoon binnen een BV gelden aparte regels.

Het belangrijkste uitgangspunt blijft daarom: verwerk alleen kosten die daadwerkelijk zakelijk zijn en zorg dat je de verwerking kunt onderbouwen.

Twijfel je hoe je een telefoon, abonnement of andere zakelijke kosten in je administratie moet verwerken? Dan is het verstandig om dit vooraf goed te beoordelen. Zo voorkom je dat kosten verkeerd worden geboekt of dat je onterecht btw aftrekt.

Bij Ortaq helpen we ondernemers graag om hun administratie correct en overzichtelijk te houden. Zo weet je waar je aan toe bent en blijft je administratie in de juiste flow.

Staat je telefoonfactuur wel op de juiste naam?

Een situatie die wij in de praktijk regelmatig tegenkomen, is dat ondernemers een factuur van bijvoorbeeld een telecomprovider aanleveren die nog op hun privépersoon staat. Soms bevat dezelfde factuur naast mobiele telefonie of internet ook privé-diensten, zoals een televisieabonnement.

Dat maakt de fiscale verwerking lastiger.

Voor de aftrek van btw is het belangrijk dat je beschikt over een correcte factuur. Op een normale btw-factuur moeten onder andere de naam en het adres van de afnemer staan. Wil je de kosten zakelijk verwerken, zorg er daarom bij voorkeur voor dat het abonnement en de factuur correct op naam van je onderneming staan.

Staat een abonnement nog privé terwijl je het zakelijk gebruikt? Pas de tenaamstelling dan aan bij je telecomprovider. Dat voorkomt discussie over de btw-aftrek en zorgt ervoor dat je administratie beter aansluit op de werkelijke situatie.

Let daarnaast goed op wat er precies op de factuur staat. Een factuur van een telecomprovider kan bijvoorbeeld bestaan uit:

• mobiele telefonie;
• internet;
• extra simkaarten;
• apparatuur;
• televisie;
• entertainment- of streamingdiensten.

Dat alles op één factuur staat, betekent niet dat de volledige factuur automatisch zakelijke kosten vormt.

Een privé televisieabonnement is bijvoorbeeld geen zakelijke kostenpost alleen omdat deze samen met het zakelijke internet of telefoonabonnement wordt gefactureerd. Het privédeel moet daarom buiten de zakelijke kosten worden gehouden.

Gebruik je internet zowel zakelijk als privé, dan moet ook daarbij worden gekeken naar het zakelijke gebruik en de feitelijke situatie.

Controleer daarom niet alleen het totaalbedrag van de factuur, maar ook welke diensten daadwerkelijk voor de onderneming worden gebruikt.

Wat als je privé telefoonkosten toch zakelijk aftrekt?

Boek je privé telefoonkosten, televisie, streamingdiensten of andere privé-uitgaven toch als zakelijke kosten? Dan kan dit gevolgen hebben als de Belastingdienst je administratie controleert.

De Belastingdienst kan de kosten alsnog corrigeren. Hierdoor wordt je belastbare winst hoger en moet je mogelijk alsnog inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting betalen.

Heb je daarnaast btw teruggevraagd terwijl je daar geen recht op had? Dan kan ook de btw worden gecorrigeerd en moet je het te veel teruggevraagde bedrag terugbetalen.

Daar kunnen, afhankelijk van de situatie, ook belastingrente en boetes bijkomen.

Een fout betekent overigens niet automatisch dat je direct een hoge boete krijgt. Het maakt verschil of sprake is van een vergissing of dat kosten bewust onjuist zijn verwerkt. Bij opzet of grove schuld kan de Belastingdienst een vergrijpboete opleggen.

Daarom is het belangrijk om facturen niet automatisch volledig zakelijk te boeken.

Controleer bijvoorbeeld bij een factuur van Odido, KPN of Ziggo:

1. op wiens naam de factuur staat;
2. welke diensten op de factuur staan;
3. welke onderdelen daadwerkelijk
4. zakelijk worden gebruikt;
5. of er privéonderdelen tussen staan, zoals televisie of entertainment;
6. en of je recht hebt op aftrek van de btw.

Twijfel je? Dan is het beter om de kosten eerst goed te beoordelen voordat je ze in je administratie verwerkt. Zo voorkom je correcties achteraf en blijft je administratie netjes en betrouwbaar.

Bron: Belastingdienst, informatie over zakelijke kosten, btw-aftrek en boetes bij onjuiste aangiften.