Afschrijving berekenen: bereken de afschrijving van een bedrijfsmiddel

Wat is afschrijven op bedrijfsmiddelen?

Een bedrijfsmiddel is een aankoop die je binnen je onderneming gebruikt en die normaal gesproken langer dan één jaar meegaat. Denk aan een computer, machine, bestelbus, kantoorinventaris of productiemiddel.

Omdat je meerdere jaren voordeel hebt van zo’n aankoop, worden de kosten ook over meerdere jaren verdeeld. Je neemt ieder jaar een deel van de aanschafkosten op als kosten in je administratie. Hierdoor daalt de boekwaarde van het bedrijfsmiddel geleidelijk.

Stel dat je een machine koopt die naar verwachting tien jaar meegaat. In plaats van de volledige aanschafprijs direct van de winst af te trekken, verwerk je jaarlijks een deel als afschrijvingskosten. Zo sluiten de kosten beter aan op de periode waarin de machine binnen je onderneming wordt gebruikt.

Een correcte verwerking van bedrijfsmiddelen is onderdeel van een betrouwbare financiële administratie. De afschrijving heeft namelijk invloed op de winst, de boekwaarde op de balans en uiteindelijk op je belastingaangifte.

Wanneer moet je een bedrijfsmiddel afschrijven?

Je moet een aankoop in de regel activeren en afschrijven wanneer deze meerdere jaren binnen de onderneming wordt gebruikt en de aanschafwaarde niet lager is dan € 450.

Kun je de btw op de aankoop terugvragen? Dan beoordeel je de grens van € 450 op basis van het bedrag exclusief btw. Heb je geen recht op aftrek van voorbelasting, bijvoorbeeld omdat je uitsluitend btw-vrijgestelde prestaties verricht? Dan beoordeel je de aanschafwaarde inclusief btw.

Een printer van € 300 exclusief btw mag je daardoor normaal gesproken direct als zakelijke kosten verwerken. Koop je een laptop van € 1.500 exclusief btw die je meerdere jaren gebruikt, dan neem je deze op als bedrijfsmiddel en schrijf je de aanschafkosten gedurende de gebruiksduur af.

Het bedrag van € 450 is geen jaarlijks totaalbedrag. Je kijkt in beginsel naar de investering per afzonderlijk bedrijfsmiddel. Aankopen die samen één bedrijfsmiddel vormen, moet je mogelijk gezamenlijk beoordelen. Denk bijvoorbeeld aan een computer die tegelijk met noodzakelijke onderdelen wordt aangeschaft.

Hoe bereken je de jaarlijkse afschrijving?

Voor een lineaire afschrijving heb je drie bedragen of gegevens nodig:

1. de aanschafkosten
2. de verwachte restwaarde
3. de verwachte gebruiksduur

De aanschafkosten bestaan niet altijd alleen uit de aankoopprijs. Ook bijkomende kosten die nodig zijn om het bedrijfsmiddel gebruiksklaar te maken, kunnen onderdeel zijn van de aanschafwaarde. Denk aan installatiekosten, transportkosten en bepaalde advieskosten. Ontvangen kortingen en subsidies kunnen de aanschafwaarde juist verlagen.

De restwaarde is het bedrag dat het bedrijfsmiddel naar verwachting nog waard is wanneer je het niet meer binnen de onderneming gebruikt. De gebruiksduur is het aantal jaren waarin je verwacht het bedrijfsmiddel zakelijk te gebruiken.

De formule voor de lineaire afschrijving is:

Voorbeeld afschrijving berekenen

Je koopt op 1 januari een machine voor € 12.000 exclusief btw. Je verwacht dat de machine zes jaar wordt gebruikt en daarna nog € 1.200 waard is.

De afschrijfbare waarde bedraagt:

€ 12.000 – € 1.200 = € 10.800

De jaarlijkse lineaire afschrijving bedraagt:

€ 10.800 ÷ 6 jaar = € 1.800 per jaar

De berekende afschrijving van € 1.800 is lager dan 20% van de aanschafkosten. Twintig procent van € 12.000 is namelijk € 2.400. De jaarlijkse afschrijving blijft daardoor binnen het gebruikelijke fiscale maximum.

Na het eerste volledige jaar bedraagt de boekwaarde:

€ 12.000 – € 1.800 = € 10.200

Vervolgens daalt de boekwaarde ieder volledig jaar met € 1.800, totdat de geschatte restwaarde van € 1.200 is bereikt.

Afschrijven bij aankoop gedurende het jaar

Neem je een bedrijfsmiddel niet op 1 januari maar gedurende het jaar in gebruik? Dan bereken je de afschrijving over het eerste jaar naar tijdsgelang. Je schrijft alleen af over de periode waarin het bedrijfsmiddel daadwerkelijk binnen de onderneming wordt gebruikt.

Neem je een machine bijvoorbeeld op 1 oktober in gebruik, dan gebruik je deze in dat kalenderjaar gedurende drie maanden. Bij een normale jaarlijkse afschrijving van € 2.400 bedraagt de afschrijving over het eerste jaar:

€ 2.400 × 3 ÷ 12 = € 600

Het resterende deel van de afschrijfbare waarde wordt over de daaropvolgende jaren verwerkt. Hierdoor kan het afschrijvingsschema doorlopen tot in een extra kalenderjaar. De calculator bovenaan deze pagina houdt rekening met de maand waarin het bedrijfsmiddel in gebruik wordt genomen.

Wat is de boekwaarde van een bedrijfsmiddel?

De boekwaarde is de aanschafwaarde van het bedrijfsmiddel verminderd met de afschrijvingen die tot dat moment zijn verwerkt.

Direct na aankoop is de boekwaarde meestal gelijk aan de aanschafwaarde. Na iedere afschrijving daalt de boekwaarde. Je blijft afschrijven totdat de restwaarde is bereikt of totdat een bijzondere situatie ontstaat, bijvoorbeeld verkoop, verlies, beschadiging of buitengebruikstelling.

De boekwaarde staat op de balans van de onderneming. Deze waarde hoeft niet gelijk te zijn aan de actuele verkoopwaarde. Een laptop kan bijvoorbeeld een boekwaarde hebben van € 1.000, terwijl deze bij verkoop nog maar € 600 oplevert.

Verkoop je een bedrijfsmiddel voor meer dan de boekwaarde? Dan ontstaat in beginsel een boekwinst. Verkoop je het voor minder dan de boekwaarde, dan kan sprake zijn van een boekverlies. De verkoop moet daarom correct worden verwerkt in de boekhouding.

Hoe bepaal je de restwaarde?

De restwaarde is een schatting van de waarde die het bedrijfsmiddel aan het einde van de verwachte gebruiksduur nog heeft. Er bestaat geen vast percentage dat voor ieder bedrijfsmiddel kan worden gebruikt.

Bij het bepalen van de restwaarde kun je kijken naar de verwachte verkoopopbrengst, de technische staat, de economische veroudering en prijzen van vergelijkbare gebruikte bedrijfsmiddelen. Een machine kan na tien jaar nog een aanzienlijke waarde hebben, terwijl een verouderde computer mogelijk nauwelijks nog iets oplevert.

De restwaarde mag ook nihil zijn wanneer je redelijkerwijs verwacht dat het bedrijfsmiddel aan het einde van de gebruiksduur geen economische waarde meer heeft. Deze inschatting moet wel verdedigbaar zijn.

Blijkt bij de latere verkoop dat de werkelijke opbrengst hoger of lager is dan de geschatte restwaarde? Dan wordt het verschil verwerkt als resultaat bij de verkoop.

Technische en economische levensduur

De technische levensduur is de periode waarin een bedrijfsmiddel naar verwachting blijft functioneren. De economische levensduur kan korter zijn. Een apparaat kan technisch nog werken, maar economisch verouderd zijn doordat nieuwe technologie sneller, veiliger of efficiënter is.

Bij computers, telefoons en bepaalde softwaregerelateerde apparatuur speelt economische veroudering vaak een belangrijke rol. Dat betekent echter niet automatisch dat je het volledige bedrag in twee of drie jaar fiscaal mag afschrijven. Voor de meeste bedrijfsmiddelen blijft de maximale jaarlijkse afschrijving van 20% van de aanschafkosten gelden.

Een laptop met een economische gebruiksduur van drie jaar kan daardoor administratief een bijzondere beoordeling vragen. De normale fiscale afschrijving kan namelijk langer doorlopen dan de periode waarin het apparaat feitelijk wordt gebruikt.

Gebruik de gebruiksduur in de calculator daarom als een inschatting. Controleer bij een korte gebruiksduur altijd of de berekende afschrijving binnen de fiscale begrenzing blijft.

Gebruikelijke afschrijving per bedrijfsmiddel

De juiste gebruiksduur hangt af van de feiten en omstandigheden. Er bestaat geen algemene fiscale tabel waarmee ieder bedrijfsmiddel automatisch aan een vaste termijn wordt gekoppeld.

Onderstaande termijnen zijn daarom uitsluitend praktische indicaties. De werkelijke termijn kan afwijken door intensief gebruik, technische slijtage, economische veroudering en de aard van de onderneming.

Bij bedrijfspanden gelden afzonderlijke regels. Je mag niet afschrijven over de grond en de afschrijving wordt daarnaast begrensd door de fiscale bodemwaarde. Gebruik de algemene calculator daarom niet voor het definitief berekenen van de fiscale afschrijving op een bedrijfspand.

Afschrijven op een laptop, computer of telefoon

Een laptop, computer of zakelijke telefoon van minder dan € 450 mag je normaal gesproken direct als kosten verwerken. Is de aanschafwaarde € 450 of hoger en gebruik je het apparaat meerdere jaren, dan neem je het in beginsel op als bedrijfsmiddel.

Bij deze apparatuur is vooral de economische levensduur belangrijk. Technologische ontwikkelingen kunnen ervoor zorgen dat een apparaat verouderd raakt voordat het technisch defect is.

Voorbeeld: je koopt een laptop voor € 2.100 en verwacht geen restwaarde. Bij een gebruiksduur van vijf jaar bedraagt de lineaire afschrijving € 420 per jaar. Dat is precies 20% van de aanschafkosten.

Gebruik je een apparaat gedeeltelijk privé? Dan moet het privégebruik mogelijk worden meegenomen bij de fiscale verwerking. De precieze verwerking hangt onder meer af van de ondernemingsvorm en de manier waarop het bedrijfsmiddel tot het ondernemingsvermogen wordt gerekend.

Afschrijven op een bedrijfsauto of bestelbus

Een bedrijfsauto of bestelbus wordt normaal gesproken over meerdere jaren afgeschreven. Voor de berekening kijk je naar de aanschafwaarde, verwachte gebruiksduur en geschatte restwaarde.

Bij een voertuig kan de restwaarde aanzienlijk zijn. Het is daarom niet verstandig om automatisch uit te gaan van een restwaarde van € 0. Kijk bijvoorbeeld naar de verwachte kilometerstand, het type voertuig, de marktwaarde en de geplande gebruiksperiode.

Naast de afschrijving kunnen andere fiscale onderwerpen spelen, zoals btw-correctie voor privégebruik, bijtelling, investeringsaftrek en de verwerking van onderhouds- en brandstofkosten. De afschrijving calculator geeft alleen een indicatie van de lineaire afschrijving en beoordeelt deze aanvullende fiscale gevolgen niet.

Afschrijven op machines en inventaris

Machines, gereedschappen, meubels en andere inventaris kunnen sterk verschillen in gebruiksduur. Een bureaustoel heeft een ander slijtagepatroon dan een productiemachine die dagelijks intensief wordt gebruikt.

Bepaal daarom per bedrijfsmiddel hoe lang het naar verwachting binnen de onderneming bruikbaar blijft. Houd ook rekening met noodzakelijke bijkomende kosten. Installatie- en transportkosten die nodig zijn om een machine gebruiksklaar te maken, kunnen onderdeel zijn van de aanschafwaarde.

Vervang je slechts een onderdeel of laat je een bedrijfsmiddel repareren? Dan is niet automatisch sprake van een nieuwe investering. Onderhoudskosten kunnen vaak direct als kosten worden verwerkt, terwijl een ingrijpende verbetering mogelijk moet worden geactiveerd. Het onderscheid is afhankelijk van de aard en omvang van de werkzaamheden.

Afschrijving en investeringsaftrek zijn niet hetzelfde

Afschrijving en investeringsaftrek worden regelmatig met elkaar verward. Het zijn echter twee verschillende fiscale regelingen.

Met afschrijving verdeel je de aanschafkosten van een bedrijfsmiddel over de gebruiksjaren. Investeringsaftrek is onder voorwaarden een aanvullende aftrek op de fiscale winst. Mogelijke regelingen zijn de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, energie-investeringsaftrek en milieu-investeringsaftrek.

Je kunt voor hetzelfde bedrijfsmiddel soms zowel reguliere afschrijving als investeringsaftrek toepassen. Of je recht hebt op investeringsaftrek hangt onder meer af van het soort bedrijfsmiddel, de hoogte van de investering en het totale investeringsbedrag binnen het boekjaar.

Bedrijfsmiddelen met een investeringsbedrag van minder dan € 450 komen niet in aanmerking voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Voor bepaalde regelingen gelden daarnaast hogere minimumbedragen en aanvullende voorwaarden.

Verkoop of schenk je een bedrijfsmiddel waarvoor je investeringsaftrek hebt ontvangen binnen de daarvoor geldende termijn? Dan kan een desinvesteringsbijtelling van toepassing zijn. Laat investeringen daarom niet alleen bij aankoop, maar ook bij verkoop correct beoordelen.

Afschrijven als zzp’er of eenmanszaak

Voor een zzp’er of eenmanszaak verlaagt de afschrijving de fiscale winst. Hierdoor kan de afschrijving invloed hebben op het bedrag waarover inkomstenbelasting wordt berekend.

Het bedrijfsmiddel wordt opgenomen op de balans van de onderneming. Jaarlijks verwerk je de afschrijvingskosten in de winst-en-verliesrekening en verlaag je de boekwaarde op de balans.

Maak je zowel zakelijk als privé gebruik van een aankoop? Dan moet eerst worden bepaald of het bedrijfsmiddel tot het ondernemingsvermogen, privévermogen of keuzevermogen behoort. Deze keuze kan gevolgen hebben voor de afschrijving, btw en verwerking van privégebruik.

Op onze pagina over boekhouding voor zzp’ers lees je hoe Ortaq ondernemers helpt met het verwerken van aankopen, afschrijvingen en belastingaangiften.

Afschrijven binnen een BV

Binnen een BV worden bedrijfsmiddelen eveneens op de balans opgenomen en gedurende de gebruiksduur afgeschreven. De afschrijvingskosten verlagen in beginsel het resultaat waarover vennootschapsbelasting wordt berekend.

Dezelfde algemene uitgangspunten gelden voor de aanschafwaarde, restwaarde en gebruiksduur. Ook binnen een BV kunnen aanvullende aandachtspunten spelen, bijvoorbeeld wanneer een bedrijfsmiddel aan een aandeelhouder of bestuurder ter beschikking wordt gesteld of wanneer sprake is van privégebruik.

Een juiste activastaat is belangrijk voor de jaarrekening en de aangifte vennootschapsbelasting. Daarin wordt per bedrijfsmiddel onder meer de aanschafwaarde, cumulatieve afschrijving en resterende boekwaarde bijgehouden.

Ortaq verzorgt de volledige administratie voor BV’s, inclusief het verwerken van investeringen, afschrijvingen, jaarrekeningen en fiscale aangiften.

Wat gebeurt er als je een bedrijfsmiddel verkoopt?

Bij verkoop vergelijk je de verkoopopbrengst exclusief eventuele btw met de boekwaarde van het bedrijfsmiddel.

Is de verkoopopbrengst hoger dan de boekwaarde? Dan ontstaat een boekwinst. Is de opbrengst lager, dan kan sprake zijn van een boekverlies. Dit verschil wordt verwerkt in het resultaat van de onderneming.

Heb je bij de aankoop investeringsaftrek toegepast en verkoop je het bedrijfsmiddel binnen vijf jaar na het begin van het kalenderjaar waarin je investeerde? Dan kan daarnaast een desinvesteringsbijtelling gelden. Hiervoor gelden voorwaarden en jaarlijks vastgestelde bedragen.

Bij vervanging van een bedrijfsmiddel kan soms ook een herinvesteringsreserve relevant zijn. Daarmee kan belastingheffing over een boekwinst onder voorwaarden worden uitgesteld wanneer je van plan bent opnieuw te investeren.

Laat de verkoop daarom altijd volledig verwerken. Alleen het verwijderen van het bedrijfsmiddel uit de activastaat is niet voldoende.

Veelgemaakte fouten bij afschrijven

Een veelvoorkomende fout is dat een kostbare aankoop direct volledig als kosten wordt geboekt, terwijl deze meerdere jaren wordt gebruikt. Hierdoor wordt de winst in het aankoopjaar te laag weergegeven.

Ook wordt de restwaarde regelmatig vergeten. Vooral bij auto’s, machines en bepaalde inventaris kan de verwachte restwaarde een belangrijk deel van de berekening vormen.

Andere fouten zijn het afschrijven voordat het bedrijfsmiddel in gebruik is genomen, een volledig jaar afschrijven bij ingebruikname gedurende het jaar en een te korte gebruiksduur hanteren waardoor het fiscale maximum wordt overschreden.

Ten slotte worden afschrijving en investeringsaftrek soms als alternatieven gezien. In werkelijkheid kunnen beide regelingen onder voorwaarden naast elkaar worden toegepast.

Hulp bij het verwerken van afschrijvingen

Een calculator geeft een bruikbare indicatie, maar beoordeelt niet alle fiscale omstandigheden. De juiste verwerking kan afhangen van het soort bedrijfsmiddel, de ondernemingsvorm, het privégebruik en mogelijke investeringsregelingen.

Ortaq helpt je met het correct verwerken van bedrijfsmiddelen in de administratie. Wij houden de boekwaarde en afschrijvingen bij, beoordelen mogelijke fiscale aandachtspunten en verwerken de bedragen in de jaarrekening en belastingaangifte.

Zo hoef je niet zelf uit te zoeken welke verwerking bij jouw situatie past en weet je dat je administratie volgens de geldende regels wordt bijgehouden. Bekijk onze dienstverlening voor administratie en boekhouding of neem contact met ons op voor persoonlijk advies.