Welke administratie moet je bewaren als zzp’er?

Hoe lang moet je de administratie bewaren als zzp’er?

De meeste onderdelen van je administratie moet je minimaal zeven jaar bewaren. Dit geldt onder andere voor je inkoopadministratie, verkoopadministratie, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie en grootboek.

Heb je gegevens of facturen die betrekking hebben op onroerende zaken, zoals een bedrijfspand of bedrijfsgrond? Dan geldt hiervoor meestal een bewaartermijn van tien jaar.

Maak je gebruik van de Unieregeling of invoerregeling binnen het Europese btw-eenloketsysteem, ook wel OSS genoemd? Dan moet je de administratie die daarbij hoort eveneens tien jaar bewaren.

Waarom moet je jouw administratie bewaren?

De Belastingdienst moet kunnen controleren of je belastingaangiften juist en volledig zijn. Alleen een jaarrekening, winst-en-verliesrekening of ingevulde belastingaangifte is daarvoor meestal niet voldoende.

Uit je administratie moet duidelijk worden waar je inkomsten vandaan komen, welke kosten je hebt gemaakt en hoe je de btw en winst hebt berekend. Daarom moeten ook de onderliggende documenten beschikbaar blijven.

Een goed bewaarde administratie helpt bovendien wanneer er later vragen ontstaan over een factuur, betaling, zakelijke afspraak of belastingaangifte. Je kunt dan aantonen wat er precies is gebeurd en waarop een boeking is gebaseerd.

Welke documenten moet je bewaren als zzp’er?

Je administratie bestaat uit alle zakelijke gegevens die je op papier of digitaal vastlegt. Welke documenten precies relevant zijn, hangt af van je werkzaamheden en de manier waarop je onderneming is ingericht.

Voor de meeste zzp’ers bestaat de administratie in ieder geval uit:

• verzonden verkoopfacturen en creditfacturen
• ontvangen inkoopfacturen en zakelijke bonnetjes
• bankafschriften en betaalbewijzen
• kasadministratie, wanneer je contante betalingen ontvangt
• debiteuren- en crediteurenadministratie
• grootboek en grootboekmutaties
  contracten en overeenkomsten
• belastingaangiften en bijbehorende berekeningen
• jaarrekeningen, balansen en winst-en-verliesrekeningen
• gegevens uit het gebruikte boekhoudprogramma

De Belastingdienst rekent de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek tot de basisgegevens van een administratie. Deze basisgegevens moet je altijd zeven jaar bewaren.

Alleen een jaarrekening bewaren is niet genoeg

Een jaarrekening of belastingaangifte laat vooral de totalen over een bepaalde periode zien. Daaruit blijkt niet altijd welke facturen, betalingen en berekeningen achter deze bedragen zitten.

Staat er bijvoorbeeld € 12.000 aan autokosten in je winst-en-verliesrekening? Dan moet je ook kunnen laten zien uit welke facturen, afschrijvingen, brandstofkosten en correcties dit bedrag bestaat.

Bewaar daarom niet alleen je rapportages, maar ook de documenten waarop de boekingen zijn gebaseerd. Daarmee blijft je administratie controleerbaar en kun je vragen van de Belastingdienst beter beantwoorden.

Hoe lang moet je facturen en bonnetjes bewaren?

Alle facturen die je verstuurt of ontvangt, bewaar je minimaal zeven jaar. Dit geldt ook voor creditfacturen, kassabonnen en digitale facturen.

Van een verkoopfactuur die je aan een klant verstuurt, moet je zelf een kopie bewaren. Ontvang je een factuur digitaal, bijvoorbeeld als pdf of via een online portaal? Dan bewaar je deze bij voorkeur ook digitaal.

Voor facturen die betrekking hebben op onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar. De Belastingdienst geeft daarnaast aan dat facturen in de vorm moeten worden bewaard waarin ze zijn verzonden of ontvangen. Een digitale factuur alleen afdrukken en daarna het digitale bestand verwijderen, is daarom niet de juiste standaardwerkwijze.

Mag je papieren bonnetjes digitaal bewaren?

Je kunt papieren bonnetjes en facturen scannen of fotograferen en vervolgens digitaal opnemen in je administratie. Het digitale document moet dan wel een volledige en goed leesbare weergave van het origineel zijn.

De datum, leverancier, omschrijving, bedragen en btw moeten duidelijk zichtbaar blijven. Controleer daarom direct na het scannen of fotograferen of alle informatie leesbaar is.

Gebruik bij voorkeur een boekhoudprogramma waarin je het document rechtstreeks aan de juiste boeking kunt koppelen. Zo kun je later snel terugvinden bij welke betaling of kostenpost het bonnetje hoort.

Moet je bankafschriften bewaren?

Bankafschriften zijn een belangrijk onderdeel van je administratie. Ze laten zien welke bedragen zijn ontvangen en betaald en helpen om de boekhouding aan te sluiten op het werkelijke banksaldo.

Bewaar daarom niet alleen de transacties in je boekhoudprogramma, maar ook de oorspronkelijke bankafschriften of digitale transactiebestanden. Dit is extra belangrijk wanneer je overstapt naar een andere bank of je zakelijke rekening opzegt.

Bewaar indien van toepassing ook de overzichten van:

• zakelijke creditcards
• PayPal
• Mollie
• Stripe
• betaalrekeningen bij buitenlandse aanbieders
• zakelijke spaar- en beleggingsrekeningen

Ook wanneer je stopt met je onderneming moet je jouw bankafschriften gedurende de wettelijke bewaartermijn beschikbaar houden.

Hoe lang moet je contracten bewaren?

Voor contracten kan de praktische bewaartermijn langer zijn dan zeven jaar. De bewaartermijn begint namelijk niet altijd direct op de datum waarop je het contract ondertekent.

Zolang een contract nog loopt en van belang is voor je administratie, blijft het document actueel. Pas nadat deze actualiteitswaarde is vervallen, begint in bepaalde situaties de fiscale bewaartermijn.

Een leasecontract met een looptijd van vijf jaar kan daardoor in de praktijk langer dan twaalf jaar bewaard moeten blijven: eerst gedurende de looptijd en daarna nog gedurende de geldende bewaartermijn.

De Belastingdienst noemt als voorbeeld dat de bewaartermijn pas begint nadat gegevens hun actualiteitswaarde hebben verloren.

Mag je de administratie digitaal bewaren?

Je mag je administratie digitaal bewaren. Je hoeft dus niet alle facturen, bankafschriften en bonnetjes in papieren mappen op te slaan.

Digitale documenten moeten tijdens de volledige bewaartermijn beschikbaar, leesbaar en controleerbaar blijven. De Belastingdienst moet de bestanden en gebruikte gegevens tijdens een controle kunnen inzien.

Ontvang je een factuur digitaal, dan moet je deze in beginsel ook digitaal bewaren. Het is niet voldoende om alle digitale bestanden af te drukken en daarna de oorspronkelijke bestanden te verwijderen. Alleen bij een kleine administratie die binnen een redelijke termijn controleerbaar is, kan onder voorwaarden een andere werkwijze mogelijk zijn.

Is bewaren in een boekhoudprogramma voldoende?

Een online boekhoudprogramma maakt het eenvoudiger om documenten, boekingen en bankmutaties bij elkaar te bewaren. Toch blijf je als ondernemer zelf verantwoordelijk voor je administratie.

Controleer daarom of je gedurende de volledige bewaartermijn toegang houdt tot de gegevens. Dit is vooral belangrijk wanneer je jouw abonnement opzegt, van boekhouder wisselt of overstapt naar andere boekhoudsoftware.

Download vóór een overstap in ieder geval:

1. het volledige grootboek
2. de balans en winst-en-verliesrekening
3. de openstaande posten
   debiteuren- en crediteurenkaarten
4. btw-overzichten en belastingaangiften
5. bankmutaties en bankafschriften
6. alle verkoop- en inkoopfacturen
7. gekoppelde bonnetjes en documenten
8. beschikbare auditfiles en exports

Een export van alleen de saldi is niet altijd voldoende. Je moet ook de onderliggende boekingen en bewijsstukken kunnen terugvinden.

Maak altijd een back-up van je administratie

Bewaar je administratie niet uitsluitend op één computer, telefoon of externe harde schijf. Apparaten kunnen defect raken, verloren gaan of worden getroffen door malware.

Werk daarom met minimaal één extra back-up op een andere locatie. Denk aan een beveiligde cloudomgeving of een versleutelde externe schijf die niet voortdurend met je computer verbonden is.

Controleer regelmatig of je de back-up ook werkelijk kunt openen. Een back-up die beschadigd is of waarvan je het wachtwoord niet meer weet, biedt tijdens een controle weinig zekerheid.

Moet je een urenregistratie bewaren?

Een urenregistratie behoort niet voor iedere zzp’er automatisch tot de verplichte basisadministratie. De registratie wordt wel belangrijk wanneer je gebruik wilt maken van een fiscale regeling waarvoor het urencriterium geldt.

Je moet dan aannemelijk kunnen maken hoeveel tijd je aan je onderneming hebt besteed. Een totaalaantal uren zonder verdere onderbouwing is kwetsbaar.

Noteer daarom per dag of week:

• de datum
• het aantal gewerkte uren
• de uitgevoerde werkzaamheden
• de klant of het project
• administratie- en acquisitie-uren
• zakelijke reistijd
• tijd besteed aan scholing of de eigen website

Bewaar ook agenda-afspraken, projectregistraties en andere documenten die de urenregistratie ondersteunen. KVK benadrukt dat ondernemers hun uren moeten kunnen onderbouwen wanneer zij een beroep doen op het urencriterium.

Hoe lang moet je een rittenregistratie bewaren?

Gebruik je een zakelijke auto en houd je een rittenregistratie bij om het privégebruik te onderbouwen? Dan hoort deze registratie bij de fiscale administratie waarop je belastingpositie is gebaseerd.

Bewaar naast de rittenregistratie ook ondersteunende documenten, zoals onderhoudsfacturen, agenda-afspraken, kilometerstanden en brandstofbonnen. Deze informatie kan helpen om de registratie aannemelijk te maken.

Ook voor een privéauto waarmee je zakelijke kilometers declareert, is het verstandig om een duidelijke kilometeradministratie te bewaren. Zo kun je later uitleggen hoe de gedeclareerde zakelijke kilometers zijn berekend.

Moet je zakelijke e-mails en WhatsApp-berichten bewaren?

Niet iedere zakelijke e-mail of ieder WhatsApp-bericht hoeft automatisch zeven jaar te worden bewaard. Berichten kunnen wel onderdeel van je administratie worden wanneer ze nodig zijn om een zakelijke transactie of fiscale keuze te onderbouwen.

Denk bijvoorbeeld aan een schriftelijk akkoord op een opdracht, afspraken over een terugbetaling, bewijs van levering of uitleg over een correctie op een factuur.

Sla belangrijke correspondentie daarom op bij de bijbehorende klant, leverancier, factuur of boeking. Alleen vertrouwen op een oude mailbox of chatgeschiedenis is risicovol, omdat berichten later kunnen verdwijnen.

Moet je offertes bewaren?

Een offerte die niet is geaccepteerd en verder geen financiële gevolgen heeft, behoort meestal niet tot de belangrijkste fiscale basisgegevens.

Een geaccepteerde offerte kan wel onderdeel worden van de overeenkomst met je klant. De offerte kan dan nodig zijn om de prijs, werkzaamheden, betalingsvoorwaarden of inhoud van een factuur te verklaren.

Bewaar daarom in ieder geval offertes die:

• door de klant zijn geaccepteerd
• de basis vormen voor een factuur
• bijzondere prijsafspraken bevatten
• gekoppeld zijn aan een langdurig project
• nodig zijn bij een discussie of controle

Moet je de administratie bewaren nadat je stopt?

De bewaarplicht stopt niet wanneer je jouw onderneming uitschrijft bij KVK. Ook na het beëindigen van je bedrijf moet de administratie gedurende de resterende wettelijke termijn beschikbaar blijven.

Zeg je jouw boekhoudsoftware, zakelijke rekening of zakelijke e-mailadres op? Download dan eerst alle relevante gegevens en documenten. Controleer ook of de bestanden zonder het oorspronkelijke programma kunnen worden geopend.

De Belastingdienst geeft uitdrukkelijk aan dat de administratie ook na het beëindigen van de onderneming moet worden bewaard, zodat een eindcontrole mogelijk blijft.

Welke administratie moet je tien jaar bewaren?

Gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken moet je meestal tien jaar bewaren. Dit kan onder andere gaan om een bedrijfspand, bedrijfsruimte, grond of rechten op onroerende zaken.

Denk bij deze administratie aan de aankoopfacturen, notariële stukken, verbouwingsfacturen, btw-berekeningen en andere documenten die van belang zijn voor de fiscale behandeling van het pand.

De langere termijn hangt onder meer samen met de btw-regels die voor onroerende zaken kunnen gelden. Houd deze documenten daarom apart en pas niet automatisch de normale termijn van zeven jaar toe.

Bewaarplicht bij de OSS-regeling

Verkoop je goederen of digitale diensten aan particulieren in andere EU-landen en maak je gebruik van het btw-eenloketsysteem? Dan kunnen je verkopen onder de Unieregeling of invoerregeling vallen.

De administratie van leveringen en diensten die onder deze regelingen vallen, moet je tien jaar bewaren. Wanneer de Nederlandse Belastingdienst of de belastingdienst van een ander EU-land daarom vraagt, moet je de gegevens digitaal kunnen aanleveren.

Dit is dus een uitzondering op de normale bewaartermijn van zeven jaar.

Checklist voor een veilige administratie

Met een vaste werkwijze voorkom je dat belangrijke documenten ontbreken wanneer je later een belastingcontrole krijgt.

Controleer minimaal één keer per jaar of:

• alle verkoopfacturen doorlopend zijn genummerd
• alle inkoopfacturen en bonnetjes zijn verwerkt
• de bankrekeningen aansluiten op de boekhouding
• digitale documenten goed leesbaar zijn
• je belastingaangiften en berekeningen hebt opgeslagen
• langlopende contracten apart worden bewaard
• je beschikt over een recente back-up
• je gegevens kunt exporteren uit je boekhoudprogramma

Maak daarnaast een vaste mapindeling per kalenderjaar. Zo houd je de administratie overzichtelijk en kun je documenten sneller terugvinden.

Veelgemaakte fouten bij het bewaren van administratie

Een veelgemaakte fout is dat ondernemers alleen hun belastingaangiften en jaarrekening bewaren. Zonder facturen, bankafschriften en boekingsgegevens is niet meer goed te controleren hoe de aangifte tot stand is gekomen.

Andere veelvoorkomende fouten zijn het verwijderen van digitale facturen na het afdrukken, het opzeggen van boekhoudsoftware zonder volledige export en het bewaren van documenten op slechts één apparaat.

Ook wordt soms aangenomen dat de boekhouder automatisch verantwoordelijk is voor alle bewaartermijnen. Als ondernemer blijf je er echter zelf belang bij houden dat je toegang houdt tot een complete en controleerbare administratie.

Je administratie goed geregeld

Wil je zeker weten dat je administratie volledig, overzichtelijk en op tijd wordt verwerkt? Ortaq neemt je boekhouding van A tot Z uit handen.

Wij helpen zzp’ers en ondernemers met de administratie, btw-aangiften, inkomstenbelasting en jaarrekening. Je administratie wordt volledig online verwerkt en je profiteert van duidelijke afspraken en een vast bedrag per maand.

Neem gerust contact met ons op. Dan bekijken we samen welke ondersteuning bij jouw onderneming past.