Zakelijke rekening kiezen als ondernemer

Is een zakelijke rekening verplicht?

Voor zzp’ers en eenmanszaken is een zakelijke rekening meestal niet wettelijk verplicht. Je mag in veel gevallen dus een privérekening gebruiken voor zakelijke betalingen. Toch betekent dat niet automatisch dat dit ook handig is.

Banken kunnen in hun voorwaarden bepalen dat een privérekening niet zakelijk gebruikt mag worden. Daarnaast kan het gebruik van één rekening voor privé en zakelijk zorgen voor onduidelijkheid in je administratie.

Bij een bv, vof of andere rechtsvorm is een zakelijke rekening in de praktijk vaak noodzakelijk. Je onderneming moet betalingen kunnen ontvangen en doen op naam van het bedrijf. Ook voor klanten, leveranciers en de boekhouding is dat duidelijker.

Veel starters zoeken daarom eerst uit of een zakelijke rekening verplicht voor zzp’ers is, voordat zij aanbieders en kosten met elkaar vergelijken.

Waarom kiezen ondernemers voor een zakelijke rekening?

Een zakelijke rekening zorgt vooral voor overzicht. Alle inkomsten van klanten, betalingen aan leveranciers, btw-bedragen, abonnementen en zakelijke kosten komen op één plek samen.

Dat maakt het makkelijker om je administratie bij te houden. Je hoeft minder vaak privébetalingen uit je boekhouding te filteren en je ziet sneller hoeveel geld er zakelijk beschikbaar is.

Ook richting klanten kan een zakelijke rekening professioneler overkomen. Je bedrijfsnaam staat dan meestal duidelijker op de betaling of factuur. Dat geeft vertrouwen en voorkomt verwarring.

Daarnaast werken veel zakelijke rekeningen beter samen met boekhoudsoftware. Daardoor kunnen banktransacties automatisch worden ingelezen en gekoppeld aan facturen of bonnetjes.

Kijk verder dan alleen de maandkosten

De maandprijs is vaak het eerste waar ondernemers naar kijken. Toch zegt die prijs niet alles.

Sommige zakelijke rekeningen hebben lage vaste kosten, maar rekenen extra kosten per transactie. Andere aanbieders hebben juist een hoger maandbedrag, maar bieden meer inbegrepen functies.

Let daarom niet alleen op de prijs per maand, maar ook op het totaalplaatje. Denk aan kosten voor betaalpassen, extra gebruikers, internationale betalingen, contant geld storten, iDEAL-betalingen en koppelingen met boekhoudprogramma’s.

Een rekening van een paar euro per maand lijkt aantrekkelijk, maar kan minder geschikt zijn als je veel betalingen doet of later wilt doorgroeien.

Let op transactiekosten

Transactiekosten worden vaak vergeten bij het kiezen van een zakelijke rekening. Toch kunnen deze kosten belangrijk zijn, vooral als je veel betalingen ontvangt of verstuurt.

Voor een ondernemer met weinig transacties maakt dit misschien weinig verschil. Maar een webwinkel, dienstverlener of bedrijf met veel leveranciersbetalingen kan op jaarbasis merkbaar meer betalen.

Kijk daarom naar:

• kosten per bijschrijving
• kosten per overschrijving
• kosten voor incasso’s
• kosten voor internationale betalingen
• kosten voor pinbetalingen of iDEAL
• eventuele limieten binnen het pakket

Een zakelijke rekening moet passen bij hoe je bedrijf werkt. Niet elke ondernemer heeft dezelfde betaalbehoefte.

Boekhoudkoppeling kan veel tijd besparen

Een belangrijk punt bij het kiezen van een zakelijke rekening is de koppeling met je boekhoudsoftware.

Met een bankkoppeling worden transacties automatisch ingelezen in je administratie. Dat scheelt tijd en verkleint de kans op fouten. Zeker als je regelmatig facturen verstuurt of veel zakelijke uitgaven hebt, kan dit handig zijn.

Niet iedere bank werkt met elk boekhoudpakket samen. Controleer daarom vooraf of de zakelijke rekening gekoppeld kan worden aan het programma dat jij gebruikt of wilt gaan gebruiken.

Een goedkope rekening zonder goede koppeling kan uiteindelijk meer tijd kosten dan je vooraf verwacht.

Denk na over je rechtsvorm

Niet elke zakelijke rekening is voor iedere rechtsvorm geschikt. Sommige aanbieders richten zich vooral op zzp’ers en eenmanszaken. Andere aanbieders zijn ook geschikt voor bv’s, stichtingen, verenigingen of vof’s.

Heb je een eenvoudige eenmanszaak, dan heb je waarschijnlijk genoeg aan een basisrekening. Heb je een bv, personeel, meerdere aandeelhouders of meerdere gebruikers, dan kunnen andere functies belangrijk worden.

Denk bijvoorbeeld aan extra betaalpassen, machtigingen, aparte rollen voor medewerkers en duidelijke rapportages.

Kies dus niet alleen op basis van wat je nu nodig hebt, maar ook op basis van wat je onderneming de komende jaren kan gaan gebruiken.

Let op tijdelijke acties

Veel aanbieders werken met tijdelijke acties, zoals een gratis periode of korting in het eerste jaar. Dat kan aantrekkelijk zijn, maar kijk altijd naar de normale kosten na de actieperiode.

De goedkoopste keuze in het eerste jaar is niet altijd de beste keuze op lange termijn.

Controleer daarom:

• wat je betaalt na de actieperiode
• welke functies inbegrepen blijven
• of transactiekosten veranderen
• of je makkelijk kunt opzeggen
• of overstappen later eenvoudig is

Een zakelijke rekening gebruik je vaak meerdere jaren. Daarom is het verstandig om verder te kijken dan alleen de introductieprijs.

Internationale betalingen en valuta

Doe je zaken met klanten of leveranciers buiten Nederland? Dan zijn internationale betalingen belangrijk.

Niet iedere zakelijke rekening is even geschikt voor betalingen in andere valuta of transacties buiten de eurozone. De kosten kunnen per aanbieder sterk verschillen.

Let vooral op wisselkoersen, kosten voor buitenlandse betalingen en de snelheid waarmee betalingen worden verwerkt.

Voor een lokale zzp’er is dit misschien minder belangrijk. Voor ondernemers die internationaal werken, digitale diensten leveren of inkopen in het buitenland kan dit juist een doorslaggevend punt zijn.

Zakelijke rekening vergelijken voorkomt verkeerde keuzes

Een zakelijke rekening kies je niet alleen op basis van de maandprijs. Kijk ook naar transactiekosten, boekhoudkoppelingen, betaalpassen, voorwaarden, klantenservice en geschiktheid voor je rechtsvorm.

Wie verschillende aanbieders naast elkaar wil leggen, kan op ZakelijkVooruit een zakelijke bankrekening vergelijken op kosten, functies en voorwaarden.

Zo voorkom je dat je alleen kiest voor de laagste prijs, terwijl een andere rekening beter past bij je onderneming.

Wanneer is een eenvoudige zakelijke rekening genoeg?

Een eenvoudige zakelijke rekening kan voldoende zijn als je net start, weinig transacties hebt en vooral overzicht wilt in je inkomsten en uitgaven.

Dat geldt bijvoorbeeld voor veel freelancers, adviseurs, coaches, tekstschrijvers, ontwerpers en andere dienstverleners met een beperkt aantal klanten per maand.

In dat geval zijn lage vaste kosten, een overzichtelijke app en een duidelijke administratie vaak belangrijker dan uitgebreide extra functies.

Wel is het verstandig om te controleren of je later makkelijk kunt uitbreiden. Denk aan een extra betaalpas, boekhoudkoppeling of extra rekening.

Wanneer heb je meer functies nodig?

Een uitgebreidere zakelijke rekening kan handig zijn als je veel transacties doet, met meerdere mensen werkt of extra betaalmogelijkheden nodig hebt.

Denk aan ondernemers met personeel, webshops, bv’s, stichtingen, verenigingen of bedrijven die internationaal actief zijn.

In dat geval kunnen functies zoals meerdere gebruikers, incasso’s, batchbetalingen, extra passen en koppelingen met andere systemen belangrijk zijn.

Een basisrekening lijkt dan misschien goedkoper, maar kan in de praktijk te beperkt zijn.

Praktische checklist bij het kiezen

Gebruik bij het vergelijken van zakelijke rekeningen deze punten:

1. Wat zijn de vaste maandkosten?
2. Wat betaal je per transactie?
3. Is er een boekhoudkoppeling beschikbaar?
4. Is de rekening geschikt voor jouw rechtsvorm?
5. Kun je extra betaalpassen aanvragen?
6. Zijn internationale betalingen belangrijk?
7. Wat gebeurt er na een tijdelijke actieperiode?
8. Kun je makkelijk overstappen of opzeggen?
9. Is de klantenservice goed bereikbaar?
10. Past de rekening bij de groei van je onderneming?

Door deze vragen vooraf te beantwoorden, maak je een keuze die beter past bij je bedrijf.

Veelgemaakte fouten bij het kiezen van een zakelijke rekening

Een veelgemaakte fout is kiezen op basis van alleen de maandprijs. Daardoor worden transactiekosten, beperkingen en extra kosten soms over het hoofd gezien.

Een andere fout is geen rekening houden met groei. Wat vandaag voldoende is, kan over een jaar te beperkt zijn.

Ook vergeten ondernemers soms te controleren of de rekening goed werkt met hun boekhoudsoftware. Daardoor kost de administratie onnodig veel tijd.

Tot slot kijken veel ondernemers vooral naar bekende namen, terwijl de beste keuze afhankelijk is van het gebruik. Een zzp’er met weinig transacties heeft andere wensen dan een bv met meerdere medewerkers.